1. Datenschutzdokumentation oder Datenschutzmanagement
Bevor Sie eine Videoanlage
installieren, sollten Sie sich über den Zweck, den sie damit verfolgen, genaue Gedanken machen
und auch überdenken, ob es nicht „mildere Mittel“ gibt, diesen konkret
festgelegten Zweck zu erreichen. Diese Gedanken müssen Sie als sogenannten
Vorabkontrolle im Bedarfsfall schriftlich auch nachweisen können. Erst wenn es
keine milderen und zumutbaren Mittel gibt, dann dürfen Sie eine Videoüberwachung installieren.
In einer Datenschutzdokumentation
sind die nachstehenden aufgeführten Punkte genau zu beschreiben. Auch eine
Kopie der Vorabkontrolle und am besten auch alle Unterschriften sämtlicher Mitarbeiter mit deren Einverständnis zu der
Videoanlage sollten auf dieser Datenschutzdokumentation vorhanden sein.
2. Verwendungszweck
Beschreiben Sie den „konkret
festgelegten Zweck“ der
Videoüberwachung: zum Beispiel die Vermeidung von Benzindiebstählen, Ladendiebstählen
oder Kassenunregelmäßigkeiten, Kontrolle
der Anlieferung, Lagerdiebstählen, Parkplatzüberwachung wegen
Beschädigungen.
3. Angaben über die von der Kameraüberwachung
erfassten Bereiche
Kamerastandorte in
Skizzen, mit Grundrissen der Gebäude und Räume einzeichnen, Screenshots von den
Kameras einfügen, evtl. auch eine Betriebsvereinbarung. Darauf achten, dass nur
die Bereiche erfasst werden, die für Ihren genau beschriebenen Zwecks
erforderlich sind. Für jede Kamera muss der genaue Zeck, den diese Kamera
erfüllen soll angegeben werden .(Umkleiden, Kabinen, Gasträume,
Aufenthaltsräume, Personalräume sind Tabu)
4. Aufzählung der
Detail-Komponenten der Anlage
Welche Geräte
werden eingesetzt? Auflistung aller Geräte mit ihren Standorten. Was leistet
das System? Genaue Systembeschreibung, das System besteht aus: Wie sind die
Kameras und welche Bereiche nehmen sie auf? Tag/Nacht-Überwachung,
Personenerkennung etc., Bildwinkel in Skizze eintragen. Wie viel Personen haben
Zugriff auf das System? Zugriff über LAN, App oder DSL?
5. Zeitpunkt Videoaufzeichnung
Was wird
aufgezeichnet: genaue Beschreibung der Funktion, Gesichtserkennung,
Handlungserkennung. Wann werden Aufnahmen gemacht, wenn ein Kunde ins Regal greift
oder wenn die Kasse benutzt wird oder wenn Geld in Empfang genommen wird.
Festlegen, wie lange die Aufzeichnungen vor der Löschung aufbewahrt werden und
wer eine Kopie machen darf. Wie die Kopie wieder gelöscht wird.
6. Art und Aufbewahrungsdauer der Speichermedien
Genaue
Beschreibung, wie die Festplatten aufbewahrt werden und gegen Unbefugte
gesichert sind. Wer ist der verantwortliche Ansprechpartner für die Videodaten?
Die Dauer der Aufzeichnung muss ebenfalls vermerkt sein. Auch im Gerät muss diese
Aufzeichnungsdauer eingetragen sein. Wenn Sie länger als 48 Stunden aufzeichnen
wollen, dann müssen Sie genau begründen, weshalb Sie länger aufzeichnen. Eine
Aufzeichnung hängt immer damit zusammen, welchen Zweck Sie mit der Videoanlage
und der Aufzeichnung erreichen wollen und wie viel Zeit Sie benötigen, um diesen Zweck zu erreichen (Kontrollmaßnahmen
etc.)
6. Informationspflicht gegenüber Mitarbeiter und Kunden
Information aller
Mitarbeiter über die Videoüberwachung/Hinweisschilder Ausführliche Informationsveranstaltung
mit Demonstration der technischen Möglichkeiten des Systems, Übergabe der
Datenschutzdokumentation und Unterschrift mit Einverständnis auf der
Dokumentation. Alle Mitarbeiter müssen Kunden gegenüber Auskunft geben können
wer der Datenschutzbeauftragte ist. (ggf. auch Sanktionsschild am Eingang)
7. Rechte der Mitarbeiter
Welche Kontroll-
und Überwachungsrechte sind einem verantwortlicher Mitarbeiter oder dem
Betriebsrat übertragen worden. Wenn nicht alle Mitarbeiter mit der Videoüberwachung
einverstanden sind, ist unbedingt eine sogenannte Vorabkontrolle durchzuführen.
Zugang zu dem System nach dem „Vier-
Augen-Prinzip“.
Bei evtl.
„unüberbrückbaren“ Differenzen kann der Arbeitgeber die Einigungsstelle nach §
76 BetrVG anrufen.
8. Die Bestellung eines betrieblichen
Datenschutzbeauftragten
Jede Videoanlage
in öffentlich zugänglichen Verkaufsräumen erfordert einen betrieblichen Datenschutzbeauf-tragten. Dieser
betriebliche Datenschutzbeauftragte muss „bestellt“ werden, die Bestellurkunde
muss vorliegen. Es kann auch ein externer Datenschutzbeauftragter „bestellt“
werden.
Zum Beauftragten
für den Datenschutz darf nur bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner
Aufgaben die erforderliche Fachkunde und Zuverlässigkeit besitzt. Die
erforderliche Fachkunde umfasst sowohl das allgemeine Grundwissen hinsichtlich
des Datenschutzrechts sowie über Verfahren und Techniken der automatisierten
Datenverarbeitung, als auch die Kenntnis über betriebswirtschaftliche und
technische Zusammenhänge.
Darüber hinaus
muss der oder die bDSB mit der Organisation und den Funktionen seines Betriebes
vertraut sein, einen guten Überblick über alle Fachaufgaben haben, zu deren
Erfüllung personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Begriff der Zuverlässigkeit
umfasst sowohl sorgfältige und gründliche Arbeitsweise, Belastbarkeit,
Lernfähigkeit, Loyalität und Gewissenhaftigkeit als auch Inkompatibilität der
Aufgabe des Datenschutz-beauftragten mit anderen hauptamtlichen Aufgaben des
Datenschutzbeauftragten. Der
betriebliche Datenschutzbeauftragte muss auch zu Fortbildungen
freigestellt werden und genießt zudem einen erweiterten Kündigungsschutz wie
ein Betriebsratsmitglied.
Darüber hinaus
sollen auch Personen nicht zu bDSB berufen werden, die in dieser Funktion in
Interessenkonflikte geraten würden, die über das unvermeidliche Maß
hinausgehen. Unvereinbar wäre es zum Beispiel, den Inhaber, den Vorstand, den
Geschäftsführer oder den sonstigen gesetzlichen oder verfassungsmäßig berufenen
Leiter zu bestellen, da sie sich nicht
wirksam selbst kontrollieren können.
Weiter ist zu
vermeiden, Personen zu Datenschutzbeauftragten zu bestellen, die von ihrer
Stellung im Betrieb für die Datenverarbeitung verantwortlich sind
(Betriebsleiter, Leiter der EDV). Dagegen kommen als Datenschutz-
beauftragte
beispielsweise Mitarbeiter/-innen der Revision, der Rechtsabteilung und
Organisation in Frage. Die Bestellung zum bDSB kann in entsprechender Anwendung
von § 626 BGB und auf Verlangen der zuständigen Aufsichtsbehörde widerrufen
werden. Wenn bei Ihnen im Betrieb mehr als neun Beschäftigte inkl. Chef/Chefin
und Aushilfen sind und z. B. mit PC-Cash an den Kassen arbeiten ist übrigens
auch ein betrieblicher Datenschutzbeauf-tragter erforderlich.
9. Rechte der Betroffenen ( Kunden und Mitarbeiter)
Nach § 34 Abs. 1
BDSG kann ein Betroffener über die zu seiner Person gespeicherten Daten, über
die Empfänger und den Zweck Auskunft verlangen. Dies gilt auch für die
Datenspeicherung von Videobildern. Aus praktischen Gründen kommt bei
Videoaufzeichnung vorrangig die Auskunftserteilung durch Vorführen der
jeweiligen Sequenz in Betracht. Die Herausgabe von Filmmaterial setzt voraus,
dass eine eindeutige Identifizierung des Betroffenen erfolgt ist und keine
Belange Dritter beeinträchtigt sein können (vgl. Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
§ 34 Auskunft an den Betroffenen. Die verantwortliche Stelle hat dem
Betroffenen auf Verlangen Auskunft zu erteilen über:
1.die zu seiner
Person gespeicherten Daten, auch soweit sie sich auf die Herkunft dieser Daten
beziehen,
2.den Empfänger
oder die Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden, und
3.den Zweck der
Speicherung.
Walter C.
Dieterich
Sicherheits-und
Datenschutzexperte
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